Tuần trước, một chị bạn mình than: "Mình dùng ChatGPT 6 tháng rồi mà email viết ra vẫn nhạt, gửi đi khách không thèm rep."
Mình xin xem thử vài prompt chị ấy đang dùng. Cái nào cũng bắt đầu bằng đúng một câu: "Hãy viết cho tôi một email...".
Đó chính là chỗ hỏng. Không phải ChatGPT dở — mà là chị ấy đang giao việc cho một trợ lý cực giỏi bằng một câu brief tệ.
Bài này mình chia sẻ 7 prompt mình và mấy anh chị cấp quản lý dùng gần như mỗi ngày: email, tóm tắt meeting, báo cáo tuần, đọc bảng Excel, brief sếp, xử lý khách giận, viết self-review KPI. Mỗi prompt mình kèm template copy-paste + một output mẫu thật để bạn thấy "kết quả tốt trông ra sao" + một tip mà dân Senior hay giấu. Cuối bài có bài tập để bạn tự viết một prompt cho công việc của chính mình.
Bài này dành cho bạn nếu: đi làm văn phòng, đã biết mở ChatGPT nhưng output cứ "chung chung ai đọc cũng được", và muốn thứ dán vào là chạy chứ không phải lý thuyết.
Nói trước cho rõ: ở đây mình dùng ChatGPT (chatbot của OpenAI, bản web hoặc app). Các prompt này dán y hệt vào Claude, Gemini hay Copilot đều chạy — vì bản chất là cách viết brief, không phụ thuộc công cụ.
Trước khi vào prompt: hiểu framework 5-ACE
Tất cả 7 prompt bên dưới đều dựng trên cùng một bộ khung mình gọi là 5-ACE. Hiểu nó trước thì bạn không chỉ copy được — bạn tự chế được. 5-ACE gồm 5 mảnh, thiếu mảnh nào là output tụt chất mảnh đó:
- A — Actor (Vai trò): Bạn bảo ChatGPT nó là ai. "Bạn là Senior Manager 10 năm kinh nghiệm" khác hẳn để nó tự đoán. Vai trò quyết định giọng và độ sâu.
- C — Context (Bối cảnh): Ai đọc cái này? Họ đang bực, đang vội, hay đang cần quyết định? Không có bối cảnh, ChatGPT viết cho "một người trung bình" — tức không cho ai cả.
- A — Ask (Yêu cầu + Format): Bạn muốn ra cái gì, dài bao nhiêu, có bảng/bullet/header không. Càng cụ thể format, càng ít phải sửa tay.
- C — Constraint (Ràng buộc loại trừ): Cấm nó làm gì. "KHÔNG xin lỗi quá 1 lần", "KHÔNG dùng từ có vẻ / có thể". Đây là mảnh dân nghiệp dư hay bỏ, mà lại là mảnh tạo khác biệt lớn nhất.
- E — Evaluate (Tự kiểm): Bảo nó tự soi lại output có phạm ràng buộc không trước khi trả. Một dòng thôi nhưng cắt được nửa số lỗi.
Prompt tệ = đưa mỗi cái "Ask". Prompt Senior = đủ cả A-C-A-C-E. Nhớ nhịp: Vai trò → Bối cảnh → Yêu cầu → Cấm → Tự soi.
Giờ vào việc.
Prompt #1 — Email Pro (từ chối, follow-up, deal lương)
Dùng khi: cần từ chối khéo, follow-up khách im lặng, hoặc gửi email nhạy cảm mà không muốn mất quan hệ.
Bạn là Senior Manager 10 năm kinh nghiệm tại công ty VN.
Viết email [TÌNH HUỐNG] theo nguyên tắc:
- Mở: cảm ơn cụ thể (nhắc tên + chủ đề đã trao đổi)
- Thân: nêu lý do thật, cụ thể, không đào sâu, không bịa
- Đề xuất: 1 giải pháp thay thế cụ thể
- Đóng: để cửa mở cho lần sau
Tone: lịch sự, KHÔNG xin lỗi quá 1 lần, giữ thế chủ động.
Độ dài: dưới 150 từ.
Cuối cùng tự kiểm: có vi phạm ràng buộc nào không?
Bối cảnh gốc: [DÁN VÀO]Ví dụ output mẫu (tình huống: từ chối lời mời báo giá gấp vì team đang full việc):
Tiêu đề: Về đề nghị báo giá dự án Landing Page — anh Hùng
Chào anh Hùng,
Cảm ơn anh đã nghĩ đến bên em cho dự án landing page Q3. Em rất trân trọng.
Thật lòng là tuần này team em đang chốt 2 dự án đến hạn, nên nếu nhận thêm việc gấp, em không thể đảm bảo chất lượng như anh kỳ vọng — điều em không muốn xảy ra.
Em đề xuất thế này: bắt đầu vào tuần 15/7, em cam kết giao bản đầu trong 5 ngày làm việc. Nếu anh cần gấp hơn, em có thể giới thiệu một bạn freelancer em tin tưởng.
Anh cho em biết hướng nào tiện nhé. Rất mong được làm cùng anh dịp này.
Thấy khác gì so với "Em xin lỗi rất tiếc không nhận được ạ" không? Email này từ chối mà vẫn để mở deal, có mốc thời gian cụ thể, và không xin lỗi lê thê.
Tip Senior: ràng buộc "KHÔNG xin lỗi quá 1 lần" là chi tiết ăn tiền. Người mới hay để AI xin lỗi 3-4 lần, đọc xong thấy mình như đang có lỗi to. Senior xin lỗi đúng 1 lần rồi chuyển ngay sang giải pháp.
Prompt #2 — Tóm tắt meeting 60 phút thành 1 trang action
Dùng khi: họp xong 1 tiếng, cần biên bản 1 trang gửi sếp trong 5 phút.
Bạn là Executive Assistant cấp C-suite.
Dưới đây là transcript (hoặc note lộn xộn) của cuộc họp.
Viết biên bản 1 trang theo format:
# BIÊN BẢN HỌP — [Tên dự án]
Thời gian · Người tham dự · Vắng
## QUYẾT ĐỊNH
- [Quyết định] — owner: [Tên] — hạn: [Ngày]
## HÀNH ĐỘNG
| Việc | Owner | Hạn | Ưu tiên |
## VẤN ĐỀ CÒN MỞ
- [Vấn đề] — xử lý ở meeting [Tên] ngày [...]
Ràng buộc: KHÔNG ghi "ai nói gì". CHỈ ghi quyết định + hành động.
Tối đa 400 từ.
Transcript: [DÁN VÀO]Ví dụ output mẫu (từ một transcript họp marketing lộn xộn 55 phút):
# BIÊN BẢN HỌP — Chiến dịch Back-to-School Thời gian: 14:00–15:00, 03/06 · Tham dự: Trung, Lan, Minh, Hòa · Vắng: Khoa
## QUYẾT ĐỊNH
- Chốt ngân sách ads 40 triệu cho tháng 8 — owner: Trung — hạn: 05/06
- Dời ngày launch từ 10/8 sang 15/8 do landing chưa xong — owner: Lan — hạn: đã chốt
## HÀNH ĐỘNG
Việc Owner Hạn Ưu tiên Hoàn thiện 3 mẫu banner Minh 08/06 Cao Setup tracking pixel landing Hòa 07/06 Cao Duyệt copy email sequence Lan 10/06 Trung bình ## VẤN ĐỀ CÒN MỞ
- Chưa chốt KOL nào cho video mở màn — xử lý ở meeting nội bộ 06/06
Một trang, đọc 30 giây biết ai làm gì hạn nào. Không còn đoạn "anh Minh nói là chắc để tuần sau còn chị Lan thì bảo..."
Tip Senior: ràng buộc "KHÔNG ghi ai nói gì" cắt bay khoảng 70% rác trong biên bản. Sếp không cần biết ai phát biểu — sếp cần biết cái gì đã được quyết và ai chịu trách nhiệm.
Prompt #3 — Báo cáo tuần format BLUF
Dùng khi: báo cáo tuần cho sếp, mà sếp muốn đọc 30 giây là ra được quyết định. BLUF (Bottom Line Up Front — "kết luận đặt lên đầu") là cách viết của quân đội Mỹ: nói kết quả và thứ cần quyết ngay dòng đầu, chi tiết để sau.
Viết báo cáo tuần dạng BLUF:
# Tuần [N] — [Tên dự án]
## TL;DR (3 dòng)
- Trạng thái: 🟢 ĐÚNG TIẾN ĐỘ / 🟡 CÓ RỦI RO / 🔴 TẮC
- Tiến độ tổng: X% (so kế hoạch: ±Y%)
- Cần sếp quyết: [...]
## ĐÃ LÀM TUẦN NÀY
- [Việc xong] → kết quả cụ thể (kèm số)
## SẼ LÀM TUẦN SAU
- [Top 3 ưu tiên + hạn]
## CẦN HỖ TRỢ
- [Vướng gì, cần ai gỡ]
Ràng buộc: KHÔNG dùng "đã trao đổi", "đang xử lý", "tiếp tục".
Chỉ dùng động từ hành động + kết quả đo được.
Việc tuần này: [DÁN LIST]Ví dụ output mẫu (đầu vào là 5 gạch đầu dòng việc đã làm rời rạc):
# Tuần 23 — Dự án CRM nội bộ
## TL;DR
- Trạng thái: 🟡 CÓ RỦI RO
- Tiến độ tổng: 62% (chậm kế hoạch 8%)
- Cần sếp quyết: duyệt thuê thêm 1 dev part-time để kịp deadline 30/6
## ĐÃ LÀM TUẦN NÀY
- Hoàn tất module import contact → migrate xong 12.400 khách cũ, lỗi 0,3%
- Ký hợp đồng với nhà cung cấp SMS → chốt giá 320đ/tin, rẻ hơn báo giá cũ 18%
## SẼ LÀM TUẦN SAU
- Test luồng gửi chiến dịch tự động (hạn 18/6)
- Viết tài liệu hướng dẫn cho sales (hạn 20/6)
- Fix 3 bug ưu tiên cao ở dashboard (hạn 19/6)
## CẦN HỖ TRỢ
- Anh duyệt giúp em ngân sách 6 triệu thuê dev part-time — không thì deadline 30/6 khó kịp
Để ý: cần sếp quyết nằm ngay dòng 3, không bắt sếp đọc hết mới biết. Và mỗi việc đã làm đều có con số đằng sau, không phải "đã hoàn thành import".
Tip Senior: cấm 3 từ "đã trao đổi / đang xử lý / tiếp tục" là cấm đúng 3 từ khiến báo cáo nghe bận rộn mà chẳng nói lên kết quả gì. Bận không phải là thành tích — xong việc mới là.
Prompt #4 — Đọc bảng Excel ra insight (không phải mô tả lại số)
Dùng khi: có một bảng số và cần biết "vì sao" chứ không phải "bao nhiêu".
Bạn là Senior Data Analyst.
Dưới đây là bảng số liệu. Hãy:
1. Nêu 3 INSIGHT KHÔNG hiển nhiên — không phải "tháng X cao nhất",
mà là pattern, điểm bất thường, hoặc mối tương quan.
2. Mỗi insight kèm 1 câu hỏi tôi nên hỏi tiếp.
3. Đề xuất 2 hành động cụ thể cho tuần tới.
4. Cảnh báo 1 sai lầm tôi có thể đang mắc khi đọc bảng này.
Ràng buộc: KHÔNG mô tả lại bảng. KHÔNG dùng "có vẻ", "có thể" —
chỉ "Dữ liệu cho thấy X. Cần Y để xác nhận."
Bảng: [DÁN VÀO]Ví dụ output mẫu (đầu vào là bảng doanh thu 6 tháng theo kênh):
1. Kênh Facebook Ads tăng chi 40% nhưng doanh thu chỉ tăng 6% → hiệu suất đang giảm mạnh. Dữ liệu cho thấy chi phí/đơn tăng từ 85K lên 121K. Câu hỏi nên hỏi: tệp khách có bị bão hòa không, hay creative đã cũ?
2. Doanh thu từ email luôn nhảy vọt vào tuần đầu tháng rồi tụt → khách phản ứng theo chu kỳ lương. Dữ liệu cho thấy tuần 1 chiếm 48% doanh thu email cả tháng. Câu hỏi: có nên dồn chiến dịch lớn vào ngày 1–7 hàng tháng?
3. Tháng có khuyến mãi doanh thu cao nhưng tháng sau luôn tụt dưới mức nền → khách mua dồn rồi ngừng. Cần số liệu khách mua lặp lại để xác nhận đây là "kéo doanh thu tương lai về hiện tại".
Hành động tuần tới: (1) đổi 3 creative Facebook mới + thu hẹp tệp; (2) dời email chiến dịch lớn về ngày 1–5.
Sai lầm dễ mắc: đang nhìn tổng doanh thu tăng mà tưởng mọi kênh đều khỏe — thực ra Facebook đang lỗ hiệu suất, chỉ được các kênh khác gánh.
Khác biệt nằm ở chỗ nó không đọc lại bảng cho bạn (thứ bạn tự nhìn cũng thấy) mà chỉ ra cái bạn dễ bỏ sót.
Tip Senior: cấm từ "có vẻ / có thể" rồi bắt nó viết theo mẫu "Dữ liệu cho thấy X. Cần Y để xác nhận." — cách này ép AI phân biệt rạch ròi đâu là điều số liệu đã nói, đâu là điều cần thêm dữ liệu mới khẳng định. Bạn tránh được vụ mang một phỏng đoán của AI đi báo cáo như thể là sự thật.
Prompt #5 — Brief sếp 1 trang để quyết nhanh
Dùng khi: sếp cần chọn nhanh giữa vài phương án và bạn phải trình bày gọn trong 1 trang.
Viết brief 1 trang theo format BLUF:
**BLUF:** 1 câu kết luận + đề xuất quyết định
**Bối cảnh:** 3 gạch (hiện trạng · vấn đề · vì sao quyết bây giờ)
**Các lựa chọn:** mỗi cái = [Mô tả · Chi phí · Rủi ro · 1 dòng ưu/nhược]
**Đề xuất:** chọn phương án Y vì [3 lý do]
**Rủi ro nếu KHÔNG quyết tuần này:** [cụ thể]
**Cần sếp:** Duyệt / Từ chối / Cần thêm thông tin gì?
Ràng buộc: tối đa 400 từ, không dài hơn 1 trang A4.
Vấn đề: [DÁN VÀO]Prompt này khá dài. Nếu bạn cần bản gọn để gõ nhanh trên điện thoại, dùng bản rút gọn dưới đây (~60 chữ):
Viết brief 1 trang cho sếp về [VẤN ĐỀ]. Cấu trúc:
1 câu kết luận + đề xuất → bối cảnh 3 gạch →
các phương án (chi phí + rủi ro mỗi cái) →
chọn phương án nào + 3 lý do → rủi ro nếu không quyết tuần này.
Dưới 400 từ.Tip Senior: dòng "Rủi ro nếu KHÔNG quyết tuần này" là dòng quan trọng nhất và cũng là dòng dân nghiệp dư hay bỏ. Sếp trì hoãn quyết định vì không thấy cái giá của việc chờ. Cho họ thấy cái giá đó, quyết định đến nhanh hơn hẳn.
Prompt #6 — Trả lời khách đang giận (5-ACE)
Dùng khi: khách gửi complaint dài và bực, bạn cần một phản hồi cứu được quan hệ chứ không đổ thêm dầu. Ở đây 5-ACE dùng như 5 bước phản hồi: Acknowledge (ghi nhận cảm xúc) → Clarify (tóm vấn đề) → Empathize (đứng về phía khách) → Explain (giải thích ngắn) → Engage (đề xuất hành động).
Khách đang giận. Viết phản hồi theo 5 bước:
1. Ghi nhận cảm xúc TRƯỚC sự việc:
"Tôi hiểu anh/chị đang [cảm xúc] vì [sự việc]"
2. Tóm lại vấn đề bằng chính từ của khách
3. 1 câu cho thấy mình đứng về phía khách (KHÔNG bênh công ty)
4. Giải thích NGẮN 1–2 câu — không biện hộ
5. 1 đề xuất cụ thể + hạn + người trực tiếp phụ trách
Ràng buộc: KHÔNG dùng "theo chính sách của chúng tôi",
"rất tiếc nhưng", "mong anh/chị thông cảm". Tone chân thành, không máy móc.
Complaint của khách: [DÁN VÀO]Ví dụ output mẫu (khách giận vì đơn hàng giao trễ 4 ngày, đã nhắn 2 lần không ai rep):
Chào chị Mai,
Em hiểu chị đang rất bực, và chị hoàn toàn có lý — đơn giao trễ 4 ngày mà nhắn hai lần không ai phản hồi là điều không thể chấp nhận được.
Vấn đề đúng như chị nói: đơn #2841 lẽ ra đến ngày 2/6, tới nay vẫn chưa có, và các tin nhắn của chị bị bỏ trôi.
Ở vị trí của chị, em cũng sẽ mất kiên nhẫn y như vậy.
Em vừa kiểm tra: đơn bị kẹt do bên vận chuyển sai tuyến, và tin nhắn của chị rơi vào lúc bạn phụ trách nghỉ mà không ai bàn giao. Đây là lỗi của bên em.
Em xử lý thế này: đơn sẽ được giao hỏa tốc trong hôm nay, và em hoàn lại phí ship cho chị. Em — Trung, quản lý — sẽ trực tiếp theo đơn này và nhắn chị cập nhật trước 17h. Số của em là [...], chị cần gì gọi thẳng em.
Không có một chữ "mong chị thông cảm" nào. Thay vào đó là nhận lỗi thẳng, có tên người chịu trách nhiệm, có mốc giờ cụ thể. Đó là thứ làm khách nguôi.
Tip Senior: thứ tự phải là cảm xúc trước, sự việc sau. Người mới hay nhảy ngay vào giải thích ("đơn bị kẹt vì...") khi khách còn đang nóng — càng giải thích khách càng thấy bị chống chế. Ghi nhận cảm xúc trước, khách hạ nhiệt, rồi mới nghe được phần còn lại.
Prompt #7 — Self-review KPI cuối quý (Evidence-Impact-Learning)
Dùng khi: đến kỳ đánh giá, phải tự viết bản self-review để làm cơ sở tăng lương / thăng chức. Framework ở đây là Evidence-Impact-Learning: mỗi thành tích viết theo 3 lớp — Evidence (bằng chứng có số) → Impact (tác động lên team/khách/công ty) → Learning (bạn học/lớn lên điều gì). Lý do dùng 3 lớp này: "làm được việc" ai cũng viết, nhưng tác động mới là thứ sếp trả tiền, và bài học cho thấy bạn còn tiến xa được.
Bạn là HR Director kỳ cựu.
Dưới đây là các việc tôi đã làm trong quý.
Viết self-review theo framework Evidence-Impact-Learning:
- Mỗi thành tích gồm 3 câu:
Evidence (số liệu cụ thể) + Impact (tác động lên team/khách/công ty)
+ Learning (bài học rút ra)
- Sắp xếp theo MỨC ĐỘ TÁC ĐỘNG, không theo thứ tự thời gian
- Cuối cùng đề xuất 2–3 mục tiêu quý sau theo SMART
Ràng buộc: KHÔNG dùng "đã hoàn thành", "đã hỗ trợ".
Dùng động từ hành động + kết quả đo được.
Việc đã làm: [DÁN LIST]Ví dụ output mẫu (một mục, đầu vào chỉ là "tối ưu lại quy trình duyệt content"):
Rút ngắn quy trình duyệt content từ 5 ngày xuống 2 ngày
- Bằng chứng: thiết kế lại luồng duyệt còn 2 bước thay vì 4, áp dụng cho 3 team, đo được thời gian duyệt trung bình giảm từ 5 xuống 2 ngày trong 8 tuần.
- Tác động: team content xuất bản thêm 30% bài/tháng mà không tăng người, giải phóng khoảng 12 giờ/tuần cho khâu duyệt.
- Bài học: nút thắt không nằm ở người làm mà ở số vòng phê duyệt — mình học được cách nhìn quy trình theo "số lần chuyền tay" thay vì "số việc".
Mục tiêu quý sau (SMART): đưa tỷ lệ bài đăng đúng lịch từ 70% lên 90% trước 30/9, bằng cách gắn nhắc hạn tự động vào công cụ quản lý.
So với câu bạn tự viết kiểu "Đã hỗ trợ tối ưu quy trình duyệt content, giúp team làm việc hiệu quả hơn" — bản này có số, có tác động lượng hóa, có tư duy phía sau. Đó là khác biệt giữa được ghi nhận và bị bỏ qua khi xét tăng lương.
Tip Senior: ép sắp xếp theo mức độ tác động, không theo thời gian. Sếp đọc 2 mục đầu tiên là hình thành ấn tượng — đừng để việc to nhất của bạn nằm ở cuối chỉ vì nó xảy ra tháng 1.
Sai lầm thường gặp (và cách tránh)
1. Bỏ phần ràng buộc loại trừ. Đây là lỗi phổ biến nhất. Người ta viết vai trò, bối cảnh, format khá ổn — rồi quên phần "KHÔNG được làm gì". Kết quả là AI mặc định về giọng an toàn, sáo: xin lỗi lê thê, "đã trao đổi", "mong thông cảm". Cách tránh: luôn thêm ít nhất 2 dòng "KHÔNG dùng..." liệt kê chính xác những từ/kiểu câu bạn ghét.
2. Prompt một lần rồi lấy luôn output đầu tiên. Output lần 1 hiếm khi hoàn hảo. Senior coi lần 1 là bản nháp để chỉnh, không phải bản cuối. Cách tránh: sau output đầu, nói tiếp một câu điều chỉnh — ví dụ "Đoạn giải thích còn dài, rút còn 1 câu" hoặc "Tone đang hơi cứng, làm ấm hơn". Hai lượt là ra bản dùng được.
3. Không đưa dữ liệu thật, bắt AI tự bịa. Nhiều người gõ "viết báo cáo tuần đi" mà không dán việc đã làm. AI buộc phải bịa số, bạn nhận về một bản đẹp mà rỗng — sửa lại còn lâu hơn tự viết. Cách tránh: luôn dán dữ liệu thật vào chỗ [DÁN VÀO]. AI giỏi cấu trúc và câu chữ, nhưng số liệu phải là của bạn — và nhớ đọc lại trước khi gửi, đừng tin số AI tự điền.
Bài tập: tự viết 1 prompt trong 5 phút
Đọc xong mà không làm thì tuần sau quên sạch. Giờ bạn lấy một việc bạn sắp phải làm — một email khó gửi, một báo cáo, một tin nhắn cho khách — rồi viết prompt riêng theo 5-ACE:
- Actor: "Bạn là [chức danh] [số năm] kinh nghiệm trong [ngành của bạn]"
- Context: ai đọc, họ đang ở tâm trạng/tình huống gì
- Ask: ra cái gì, dài bao nhiêu, format nào
- Constraint: viết ít nhất 2 dòng "KHÔNG dùng..." — liệt kê từ/kiểu câu bạn ghét
- Evaluate: thêm dòng "Cuối cùng tự kiểm có phạm ràng buộc nào không"
Dán vào ChatGPT, xem output, rồi chỉnh thêm 1 lượt cho đúng ý. Làm đúng một lần thôi là bạn sẽ không bao giờ quay lại kiểu "hãy viết cho tôi một email" nữa.
Chốt lại: prompt hay không nằm ở câu chữ hoa mỹ, mà ở việc bạn brief đủ như đang giao việc cho một nhân viên giỏi — vai trò, bối cảnh, yêu cầu, ràng buộc, tự soi.
Nếu 7 prompt này hữu ích, bạn có thể đọc tiếp bài Cách viết prompt cho người mới bắt đầu trong series "AI Thực Chiến Cho Người Đi Làm" của mình để nắm chắc phần nền tảng.
Bài viết thuộc series "AI Thực Chiến Cho Người Đi Làm" của Steve Phan. Đăng ký nhận bài mới qua email tại stevephan.io.vn.